Aplicação da metodologia Kaizen (melhoria contínua) à gestão documental da Direção de Administração de Pessoal da Sonae - Dias, Daniela Filipa Caetano (2013)
Num contexto de crise económica como aquele que se vive atualmente em Portugal, é necessário encontrar soluções que tornem uma empresa mais eficiente e que otimizem a utilização dos seus recursos. Nesse sentido, a metodologia Kaizen fornece um conjunto de ferramentas que permite a uma empresa tornar-se mais competitiva, uma vez que possibilita o controlo de custos e a redução de desperdícios e, simultaneamente, a melhoria do nível de qualidade do produto ou serviço. Normalmente a metodologia Kaizen está presente em ambientes fabris. A aplicação desta metodologia a ambientes administrativos é ainda pouco comum, havendo a necessidade de explorar o modo como deve ser feita essa aplicação. É nesse sentido que surge este trabalho. Pretende-se otimizar o modo como é realizada a gestão documental num departamento que presta um serviço aos seus clientes internos. Mais concretamente, o objetivo deste trabalho é o de analisar o modo como pode a metodologia Kaizen ser aplicada à gestão documental, melhorando as práticas associadas à gestão dos documentos (quer físicos, quer digitais) detidos pelo departamento em questão. Este trabalho foi realizado na Sonae, mais precisamente na Direção de Administração de Pessoal. É constituído por uma parte teórica, que tem como principal temática a filosofia Lean, onde tem origem o Kaizen, e por uma parte prática, onde é descrito o modo como foi aplicada a metodologia Kaizen. Constitui uma forma de auxiliar o departamento em questão a prestar um serviço mais ágil e eficiente, tornando-se mais adaptado às exigências do seu mercado interno. Foram utilizadas diversas ferramentas, das quais se destacam ferramentas Lean e um questionário para medir a qualidade do serviço prestado pela Direção de Administração de Pessoal. O trabalho realizado durante o estágio teve grande impacto na consciencialização dos colaboradores e contribuiu para a solidificação de uma cultura de melhoria contínua no departamento.