Definição de ferramentas de apoio na equipa de Gestão de Projetos da unidade Service da Efacec Energia - Máquinas e Equipamentos Elétricos - Gouveia, Vanessa da Silva (2021)
Um gestor de projeto tem a responsabilidade de planear, atribuir tarefas, acompanhar e controlar o progresso dos projetos, para além de monitorizar os riscos e mudanças de estratégia quando necessário. A unidade Service da Efacec não contava, até ao final de 2019, com uma equipa de gestão de projetos, sendo que a gestão dos seus projetos era realizada pela direção operacional e operacionais. Após uma mudança estratégica da empresa, a necessidade de se nomear um gestor de projetos tornou-se óbvia, pois só assim é possível otimizar, em simultâneo, os resultados dos projetos e da unidade Service. O presente projeto baseou-se na implementação de processos de gestão de projetos, na revisão da instrução operacional interna, no desenvolvimento de ferramentas de apoio à gestão e na participação do desenvolvimento do Project Management Information System. Com base na norma NP ISO 21500:2012 selecionaram-se vários processos de gestão de projetos ao nível do início do projeto, do planeamento, da implementação, do controlo e do encerramento. Estes processos, e em conjunto com a revisão da instrução operacional interna realiza, ajudaram na identificação das necessidades da equipa de gestão de projetos da unidade Service da empresa Efacec, evidenciando a utilidade das ferramentas desenvolvidas no presente projeto. A ferramenta de análise de custos, projetada para auxiliar o gestor de projeto na análise financeira do projeto a nível do Cashflow e da Margem, foi realizada em Excel, VBA e no PowerBI, apresentando os resultados à unidade. Basicamente, esta ferramenta apresenta informações relacionadas com a Ordem de Serviço, tais como o gestor do projeto, o cliente, o valor de venda, o valor faturado e os custos. Já a ferramenta do gestor, projetada para auxiliar o gestor de projeto na gestão da sua carteira de projetos, foi realizada através do número mecanográfico do gestor, apresentando todos os seus projetos ativos, os projetos com backlog de faturação, os valores de venda da totalidade dos projetos e a margem média dos mesmos. Por fim, a participação no desenvolvimento do Project Management Information System baseou-se na sua estruturação, relacionada com a realização de dashboards relativos à carteira de projetos do gestor de projetos e à análise dos projetos. Em súmula, estas três contribuições do presente projeto pretendem solucionar as necessidades identificadas ao nível da gestão de projetos na unidade Service da empresa Efacec, dotando-a de ferramentas mais eficazes para a gestão dos seus projetos e otimizando os resultados dos projetos e os da própria unidade. As ferramentas de gestão de projetos que constituem o objetivo do trabalho foram conceptualmente enquadradas tendo como referencial a norma de gestão de projetos proposta pelo PMI (Project Management Institute) e o correspondente Guia para o Corpo de Conhecimentos em Gestão de Projetos (PMBok – Project Management Body of Knowledge).