Rolling forecast : complemento do orçamento tradicional : o caso de uma empresa de logística e transporte - Almeida, Gonçalo Manuel Miranda (2021)
Apesar do orçamento tradicional desempenhar um papel histórico no contexto dos processos organizacionais, também não é menos verdade que, nos últimos anos, várias têm sido as críticas apontadas por investigadores e utilizadores a este mecanismo de planeamento e controlo de gestão. Neste sentido, com o intuito de ultrapassar algumas limitações apontadas ao orçamento, surgiram ao longo do tempo propostas de novos modelos e ferramentas, inseridas em duas correntes de pensamento distintas, denominadas na literatura estudada por better budgeting e beyond budgeting. Inserida no better budgeting, podemos destacar o rolling forecast como a ferramenta com maior taxa de utilização no contexto organizacional. Contudo, constata-se um número crescente de organizações que utilizam os orçamentos em simultâneo com os rolling forecasts, podendo então ser utilizada esta ferramenta tanto numa lógica complementar como substituta do orçamento (Ekholm & Wallin, 2000; EIU, 2007). O presente trabalho visa discutir a metodologia de rolling forecast e a forma como esta poderá vir a ser utilizada no sistema de controlo de gestão do Grupo Rangel, não como elemento substituto, mas como complemento do orçamento tradicional. Pretende-se, assim, responder à questão quais as vantagens e desvantagens da implementação do rolling forecast e quais as mais valias da utilização desta metodologia de forma complementar ao orçamento tradicional no contexto de uma operação logística específica desenvolvida por uma empresa do setor dos transportes e logística. Para tal, recorreu-se a um estudo de caso no Grupo Rangel, com informação proveniente de diversas fontes, entre elas, entrevista, observação direta e participativa, conversas informais ao longo do período de estágio, análise de documentos internos da organização e, por fim, análise de informação que o Grupo disponibiliza publicamente, quer no seu site quer em bases de dados. Com o intuito de obter conclusões mais detalhadas, foi ainda desenvolvido, por iniciativa própria, um modelo de rolling forecast com suporte em folha de cálculo, em colaboração com os responsáveis da empresa. Neste mecanismo foram incorporados todos os dados referentes à operação logística que serve de base ao presente caso empírico e foram desenvolvidas previsões com um horizonte temporal de 15 meses. Da análise do caso, a evidência obtida vai no sentido de destacar como vantagens da implementação do rolling forecast o facto de evitar que a informação se torne desatualizada, proporcionando uma visão dinâmica e contínua da posição atual da atividade e das perspetivas futuras, tendo em linha de conta o desenvolvimento da envolvente. Associada a estas características, outorga a todos os membros operacionais uma melhoria no processo de tomada de decisão e na gestão da capacidade operacional disponível. Ao nível financeiro, a visão dinâmica prospetiva, proporcionada pelo rolling forecast, promove uma gestão mais eficiente das necessidades e recursos financeiros. Como desvantagens, o caso empírico corroborou com as limitações apontadas pela literatura, a qual defende que a implementação de mecanismos de rolling forecast é um processo que, pelas suas características específicas, pode consumir um nível excessivo de tempo e recursos, potenciando ainda o grau de incerteza percebido pelos gestores. No que diz respeito ao complemento do RF (rolling forecast) com o OT (orçamento tradicional), o estudo de caso sugere existirem mais valias na sua utilização no contexto do Grupo Rangel. Em primeiro lugar, caso existam alterações face aos pressupostos do orçamento, os gestores conseguem perceber de forma mais clara as dinâmicas de evolução do negócio e, caso seja necessário, estão aptos a implementar ações corretivas a fim de alcançar as metas estratégicas definidas pelo Grupo. Em segundo lugar, este complemento permite à organização proceder a uma alocação de recursos de forma mais dinâmica, tendo em conta aquilo que são as necessidades e as oportunidades que vão emergindo. Por último, teremos ainda de salientar que o RF como complemento orçamental é útil para aferir se as metas previamente estabelecidas se encontram em consonância com a realidade vivida. Caso isto não esteja a acontecer, valida a necessidade de um reajuste das mesmas, com o intuito de evitar problemas que possam impactar o desenvolvimento do grupo em estudo. Em suma, alinhado com a literatura (Lorain 2010; Sivabalan et al., 2009; Ekholm and Wallin, 2000; Henttu-Aho and Järvinen, 2013), este estudo de caso mostrou que, apesar do RF não conseguir substituir de forma completa o sistema de orçamentação tradicional, este mecanismo ajuda a melhorar a visibilidade dos períodos futuros, a acompanhar o cumprimento dos objetivos orçamentais e estratégicos e ainda a responder às novas configurações da envolvente que se caracteriza pela sua crescente exigência e volatilidade.