Aplicação da metodologia lean office: caso de estudo na empresa XPTO - Lopes, Ana Rita Pais (2021)
A procura de otimização de processos é um objetivo comum de todas as organizações. A metodologia Lean ajuda na procura dessa perfeição atuando na eliminação de desperdícios e das atividades que não geram valor ao produto ou serviço final, garantindo assim um produto ou serviço de qualidade. Esta metodologia já é seguida por muitos líderes no âmbito de aproveitar melhor o tempo de trabalho dos colaboradores, aumentando a produtividade das suas equipas. Para tal, eliminam os problemas que atravessem o processo, garantem que o fluxo flua e fornecem suporte necessário aos colaboradores para conseguirem entregar os trabalhos a tempo e com qualidade. Mais tarde, o conceito de Lean Office vem surgindo em mercados de ambiente administrativo, mais concretamente em ambiente de escritório. As ideologias deste conceito são as mesmas que o conceito original defende, ou seja, redução de desperdícios, melhor aproveitamento do tempo, padronização, documentação e organização. Mesmo assim, a literatura ainda carece de estudos práticos nesta matéria. O presente projeto de estágio tem como objetivo implementar Lean Office na área de contabilidade de uma empresa de serviços, tendo por base a melhoria contínua, com a finalidade de melhorar os processos administrativos. Como foco, este projeto tenta alinhar os resultados com base nos vetores lean. Para a concretização destes objetivos, o projeto de estágio foi desenvolvido com recurso à metodologia Lean e BPMN. Primeiramente identificou-se os processos a melhorar, procedeu-se ao desenho e quantificação de cada processo, com auxílio ao BPMN, e foram apresentadas propostas de melhorias desses mesmos processos. Foram ainda realizados outros casos de estudo como a eliminação de erros frequentes em contabilidade, com a utilização das ferramentas lean, o diagrama de ishikawa e os 5 porquês. Por fim, foi utilizado o diagrama de esparguete, no último caso de estudo, para alocar da melhor forma possível um equipamento utilizado por toda a empresa. O estudo efetuado permitiu reconhecer e eliminar os desperdícios existentes nos processos, como o de espera, o de movimento e o de sob processamento. Assim sendo, houve melhorias na redução de lead time, na redução de movimento desnecessário, na redução de acidentes e no aumento de valor agregado a cada fluxo, transmitindo assim, esse valor diretamente para os clientes e consequentemente para os colaboradores.